Kan sjefen lese e-posten min?

SPØRSMÅL: Arbeidsgiver vil lese min jobbmail. Har de lov til det? Sjefen sier at de har lov ettersom det står i arbeidskontrakten min.

SVAR: Nei, en klausul i arbeidskontrakten alene gir ikke rett til innsyn. Spørsmålet reguleres av personvernforordningen (GDPR) og e-postforskriften, som klart slår fast at avtale ikke kan fravike bestemmelsene til ugunst for arbeidstaker. Arbeidsgiver har altså som utgangspunkt ikke rett til innsyn i din e-postkasse.

Adgang til innsyn gis kun i to tilfeller:

• For det første når det er nødvendig for daglig drift eller berettigede interesser ved virksomheten.

• For det andre ved begrunnet mistanke om grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Vag mistanke er ikke nok – det kreves konkret informasjon. Innsynet må være proporsjonalt, slik at arbeidsgiver først må vurdere om mindre inngripende tiltak er tilstrekkelige. Også innsyn i metadata krever behandlingsgrunnlag.

Kunstig intelligens

Sjefen kan sjekke hva du spør KI om

Før innsynet skal du varsles, få anledning til å uttale deg og ha rett til å være til stede, gjerne med tillitsvalgt. Du har dessuten innsigelsesrett. Skjer innsynet uten varsel, skal du ha skriftlig underretning i etterkant. Irrelevante e-poster skal straks lukkes, og kopier skal slettes. Opplysninger skal slettes innen rimelig tid etter at arbeidsforholdet opphører.

Private e-postkasser omfattes ikke av forskriften, selv om de iblant brukes i arbeidet. Slikt innsyn reguleres utelukkende av personvernforordningen, og det skal svært mye til før det er lovlig, på grunn av kommunikasjonsmidlenes private karakter.

Råd:

• Be om skriftlig begrunnelse for innsynet.

• Kontakt tillitsvalgt for bistand.

• Begrens privat bruk av jobbmail.

• Merk private e-poster med «privat» – det gir ikke absolutt vern, men gjør innsynet vanskeligere å forsvare.

• Husk at all aktivitet kan spores.

• Klag til Datatilsynet ved mistanke om ulovlig innsyn.